I. Mục tiêu đầu tư
1. Mục tiêu tổng quát
Quản lý thống nhất, thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ số quốc gia, hướng tới thực hiện văn thư, lưu trữ số.
2. Mục tiêu cụ thể
- Mục tiêu số 1: Hoàn thiện hệ thống pháp lý và quy trình nghiệp vụ quản lý tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử.
- Mục tiêu số 2: Tiến tới thực hiện văn thư điện tử năm 2025 Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật và hệ thống để tạo lập, chuyển giao, thu thập, phân phối, sử dụng, bảo quản, lưu trữ hoặc loại hủy (khi hết giá trị) tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử.
- Mục tiêu số 3: Tiến tới thực hiện lưu trữ số năm 2030 Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, kho tàng, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ để thu thập tài liệu điện tử thuộc nguồn nộp lưu vào các lưu trữ lịch sử và tổ chức sử dụng, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ điện tử tại các Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử theo thời hạn bảo quản; thực hiện lưu trữ điện tử trong các cơ quan nhà nước năm 2030 (80% tài liệu vào lưu trữ quốc gia là tài liệu điện số, 20% tài liệu giấy được xác định là đặc biệt quan trọng).
- Mục tiêu số 4: Xây dựng cơ dữ liệu tài liệu số quốc gia Bảo đảm tích hợp cơ sở dữ liệu lưu trữ số tại các lưu trữ lịch sử, lưu trữ chuyên ngành, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, cá nhân thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp để xây dựng Cơ sở dữ liệu tài liệu số quốc gia.
- Mục tiêu số 5: Bảo đảm nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu quản lý và lưu trữ tài liệu điện tử trong bối cảnh Chính phủ điện tử
II. Dự kiến hiệu quả đạt được
- Thúc đẩy chuyển đổi số và hiện đại hóa quản lý công:
Đầu tư vào hệ thống lưu trữ điện tử góp phần quan trọng trong việc chuyển đổi số ở cấp tỉnh, phù hợp với chiến lược quốc gia về chính phủ điện tử và phát triển kinh tế số. Điều này giúp Ninh Bình trở thành một trong những địa phương đi đầu trong việc ứng dụng công nghệ số vào quản lý hành chính và dịch vụ công.
- Nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển kinh tế:
Hệ thống lưu trữ điện tử giúp tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả, hiện đại hóa quy trình hành chính, qua đó tăng cường tính minh bạch, trách nhiệm và hiệu quả trong quản lý nhà nước. Điều này không chỉ giúp tăng cường niềm tin của doanh nghiệp và người dân vào chính quyền mà còn thúc đẩy phát triển kinh tế và thu hút đầu tư.
- Cải thiện chất lượng dịch vụ công và phục vụ cộng đồng:
Hệ thống lưu trữ điện tử giúp nâng cao chất lượng dịch vụ công thông qua việc số hóa quy trình, giảm thiểu thủ tục hành chính, cải thiện tốc độ xử lý yêu cầu của người dân và doanh nghiệp. Nhờ đó, sự hài lòng của người dân đối với chính quyền địa phương được nâng cao, góp phần xây dựng chính quyền gần gũi, phục vụ tốt hơn cho cộng đồng.
- Đảm bảo an ninh thông tin và bảo vệ dữ liệu quốc gia:
Việc triển khai hệ thống lưu trữ điện tử không chỉ đảm bảo an toàn cho tài liệu lưu trữ của tỉnh, mà còn góp phần vào việc bảo vệ an ninh thông tin ở cấp quốc gia. Hệ thống bảo mật chặt chẽ giúp đảm bảo dữ liệu quan trọng của địa phương không bị xâm nhập hoặc đánh cắp, từ đó đóng góp vào chiến lược bảo mật thông tin quốc gia.
- Phát triển nguồn nhân lực số và cải thiện năng lực quản lý:
Đầu tư vào hệ thống lưu trữ điện tử thúc đẩy sự phát triển của nguồn nhân lực có kỹ năng số trong tỉnh, nâng cao trình độ quản lý và khả năng tiếp cận công nghệ thông tin của cán bộ, công chức. Điều này tạo ra nền tảng vững chắc cho việc xây dựng chính quyền số trong tương lai.
- Đóng góp vào sự phát triển bền vững:
Hệ thống lưu trữ điện tử giúp giảm thiểu việc sử dụng giấy và tài nguyên, từ đó góp phần vào chiến lược phát triển bền vững của tỉnh. Việc áp dụng công nghệ vào quản lý tài liệu không chỉ giúp tiết kiệm nguồn lực mà còn bảo vệ môi trường và hướng tới một nền kinh tế xanh, bền vững.
Tổng thể, việc đầu tư vào hệ thống lưu trữ điện tử không chỉ mang lại lợi ích trước mắt mà còn có ý nghĩa chiến lược trong dài hạn, góp phần thúc đẩy phát triển toàn diện cho tỉnh Ninh Bình trong bối cảnh kỷ nguyên số hóa toàn cầu.
III. Mô tả hệ thống
- Hệ thống Quản lý tài liệu điện tử là hệ thống thông tin quản lý cung các các chức năng, tính năng cho người dùng có thể thực hiện đúng, đủ, thuận tiện, nhanh chóng các thao tác nghiệp vụ liên quan đến lưu trữ tài liệu theo luật lưu trữ số 33/2024/QH15 Quyết định số 458/QĐ-TTg về Lưu trữ tài liệu điện tử và nghị định 45/2020/NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, thông tư số 02/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ Quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
- Hệ thống cũng cung cấp các khả năng tích hợp, trao đổi dữ liệu với trục liên thông dữ liệu LGSP và các hệ thống khác thông qua giao diện lập trình API.
- Các tài liệu, dữ liệu đặc tả (metadata) được chuẩn hóa, lưu trữ, kiểm soát truy cập trong suốt vòng đời của một tài liệu. Vòng đời của một tài liệu bao gồm: thu thập, chỉnh lý, khai thác, bảo quản, tiêu hủy.
- Sơ đồ tổng quan của hệ thống:
Sơ đồ tổng quan về Hệ thống Quản lý lưu trữ điện tử
Hệ thống Quản lý lưu trữ điện tử gồm 03 phân hệ chính: Lưu trữ cơ quan; Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ tổ chức, cá nhân.
- Lưu trữ cơ quan: Quản lý và lưu trữ cơ sở dữ liệu tài liệu điện tử thuộc Lưu trữ cơ quan được sử dụng cho các đơn vị Sở, Ban, Ngành và UBND cấp tỉnh, cấp huyện.
- Lưu trữ lịch sử: Quản lý và lưu trữ cơ sở dữ liệu tài liệu điện tử thuộc Lưu trữ lịch sử được sử dụng cho Trung tâm lưu trữ lịch sử của tỉnh.
- Lưu trữ tổ chức, cá nhân: Quản lý và lưu trữ cơ sở dữ liệu của tổ chức, cá nhân trong việc thực hiện thủ tục hành chính.
Nguồn dữ liệu đầu vào đối với phân hệ Lưu trữ cơ quan gồm 2 nguồn chính:
- Hồ sơ lưu trữ cơ quan, tổ chức dạng giấy đang được lưu trữ tại cơ quan, tổ chức: Loại hồ sơ lưu trữ này sẽ được Số hóa, tạo lập dữ liệu điện tử bao gồm Bản số tài liệu (pdf, jpeg,…) và các thông tin mô tả tài liệu (metadata). Sau đó đưa vào phân hệ Thu thập của phân hệ Lưu trữ cơ Quá trình số hóa sẽ chuẩn hóa định dạng của các tài liệu theo quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV về đầu vào của tài liệu điện tử.
- Hồ sơ lưu trữ điện tử tại các hệ thống quản lý văn bản điều hành và các hệ thống quản lý tài liệu khác: Được kết nối thông qua trục tích hợp dữ liệu LGSP. Sau đó thông qua mô đun API import tích hợp với phân hệ Lưu trữ cơ quan. Tại đây dữ liệu điện tử trên các hệ thống này sẽ được chuẩn hóa theo đúng chuẩn yêu cầu của hệ thống Lưu trữ cơ quan để đưa vào phân hệ Thu thập.
Nguồn dữ liệu đầu vào đối với hệ thống Lưu trữ lịch sử gồm 3 nguồn chính:
- Hồ sơ lưu trữ lịch sử dạng giấy đang được lưu trữ tại lưu trữ lịch sử tỉnh: Loại hồ sơ lưu trữ này sẽ được Số hóa, tạo lập dữ liệu điện tử bao gồm Bản số tài liệu (pdf, jpeg,…) và các thông tin mô tả tài liệu (metadata). Sau đó đưa vào phân hệ Thu thập của phân hệ Lưu trữ lịch sử. Quá trình số hóa sẽ chuẩn hóa định dạng của các tài liệu theo quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV về đầu vào của tài liệu điện tử.
- Hồ sơ lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan: Các hồ sơ, tài liệu điện tử trên hệ thống lưu trữ cơ quan, thông quan phân hệ Nộp lưu, sẽ được chuyển và nộp lưu vào hệ thống Lưu trữ lịch sử khi có yêu cầu.
- Hồ sơ lưu trữ điện tử tại các hệ thống khác: Được kết nối thông qua trục tích hợp dữ liệu LGSP. Sau đó thông qua mô đun API import tích hợp với phân hệ Lưu trữ lịch sử. Tại đây dữ liệu điện tử trên các hệ thống này sẽ được chuẩn hóa theo đúng chuẩn yêu cầu của hệ thống Lưu trữ lịch sử để đưa vào phân hệ Thu thập.
Nguồn dữ liệu đầu vào đối với phân hệ Lưu trữ tổ chức, cá nhân gồm 2 nguồn chính:
- Hồ sơ lưu trữ điện tử tại Cổng dịch vụ công của tỉnh: Được kết nối thông qua trục tích hợp dữ liệu LGSP. Sau đó thông qua mô đun API import tích hợp với mô đun Lưu trữ tổ chức, cá nhân. Tại đây dữ liệu điện tử trên các hệ thống này sẽ được chuẩn hóa theo đúng chuẩn yêu cầu của hệ thống để đưa vào lưu trữ.
- Hồ sơ giải quyết kết quả thủ tục hành chính dạng giấy đang lưu trữ tại các đơn vị: Loại hồ sơ lưu trữ này sẽ được Số hóa, tạo lập dữ liệu điện tử bao gồm Bản số tài liệu (pdf, jpeg,…) và các thông tin mô tả tài liệu (metadata). Sau đó đưa vào phân hệ Tạo lập hồ sơ. Quá trình số hóa sẽ chuẩn hóa định dạng của các tài liệu theo quy định tại Thông tư số 02/2019/TT- BNV về đầu vào của tài liệu điện tử.
Hệ thống cung cấp các tính năng, chức năng chính bao gồm:
- Xác thực người dùng: mỗi người dùng hoặc hệ thống bên ngoài khi cần truy cập để khai thác, tác nghiệp, vận hành hệ thống này thì cần sử dụng định danh đã được cấp để xác thực với hệ thống nhằm đảm bảo an ninh bảo mật của hệ thống và tính toàn vẹn của dữ liệu.
- Thu thập và chỉnh lý dữ liệu: cung cấp các chức năng để thực hiện việc lập kế hoạch, nhập tài liệu, biên tập chỉnh lý tài liệu, phê duyệt, lưu kho.
- Ký số: Cho phép thực hiện ký số cho một hoặc nhiều tài liệu.
- Nộp lưu: Cho phép thực hiện tác nộp lưu cơ quan cấp trên và nộp lưu lịch sử
- Khai thác: Quản lý độc giả, cho phép độc giả tạo yêu cầu khai thác, phê duyệt yêu cầu, cấp quyền khai thác, thực hiện khai thác trong dữ liệu và thời gian cho phép
- Quản trị người dùng và phân quyền: Thực hiện quản lý tài khoản của người dùng, độc giả; phân quyền tác nghiệp cho người dùng theo chức năng, dữ liệu;
- Quản lý dữ liệu metadata: Cho phép chuyên viên nghiệp vụ thực hiện việc tạo lập, biên tập các dữ liệu đặc tả theo chuẩn.
- Báo cáo thống kê: Thực hiện việc tạo lập, hiển thị, in ấn các báo cáo thống kê theo kỳ hoặc theo yêu cầu.
- Quản lý danh mục hệ thống: Là những danh mục dữ liệu dùng chung trong hệ thống.
- Phân hệ nhận dạng, bóc tách thông tin OCR: Cho phép nhận dạng được lớn hơn 90% ký tự từ file văn bản pdf tiêu chuẩn; tích hợp công nghệ AI: dự đoán các chữ bị mất, bị mờ cho người sử dụng, tách bóc các trường dữ liệu thông minh: tiêu đề, ngày ban hành, người ký.. hệ thống tự động nhận dạng bóc tách thông tin để hỗ trợ cho tác vụ biên mục tài liệu của chuyên viên nghiệp vụ.
- Phân hệ mã hóa/giải mã dữ liệu: Cung cấp các chức năng ở mức hệ thống cho phép mã hóa, giải mã dữ liệu nhằm đảm bảo an ninh, an toàn dữ liệu.
- Các giao diện lập trình API: Cung cấp các chức năng ở mức hệ thống cho phép Trục liên thông dữ liệu LGSP và các hệ thống khác có thể trao đổi dữ liệu với hệ thống này.
- Phân hệ kết nối dữ liệu với Bộ nội vụ: hệ thống cung cấp các hàm API tuân thủ theo các API của bộ nội vụ để tiến hành đồng bộ dữ liệu từ Trung tâm lưu trữ của tỉnh lên bộ nội vụ
- Đăng nhập SSO: Nâng cao khả năng bảo mật. Bằng cách giảm thiểu số lượng mật khẩu cho mỗi người dùng, SSO tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra quyền truy cập của người dùng và cung cấp khả năng kiểm soát quyền truy cập mạnh mẽ cho tất cả các loại dữ liệu. Điều này làm giảm nguy cơ xảy ra các sự kiện bảo mật nhắm vào mật khẩu, đồng thời giúp các tổ chức tuân thủ các quy định về bảo mật dữ liệu.
- Công nghệ nén file khi truyền file hồ sơ về máy chủ lưu trữ: Chức năng xử lý bất đồng bộ tác vụ lớn để tranh quá tải server và mất mát dữ liệu khi sự cố đường truyền.
- Tự động kiểm tra tính hợp lệ của văn bản khi người dùng upload văn bản lên hệ thống. Kiểm tra so sánh nội dung văn bản với các trường dữ liệu được cập nhật, cảnh báo cho người dùng về việc không hợp lệ.
- Công nghệ kho lưu trữ tối ưu: Xử lý lưu trữ khi trùng file giữa các Sở khi upload vào hệ thống phần mềm: cảnh báo và lưu trữ 1 lần (không nhân đôi dung lượng); công nghệ lưu trữ file lớn khi trùng lắp từng phần
- Chức năng tìm kiếm toàn văn trên file văn bản pdf (full text search).
Các chức năng hệ thống khác: Cung cấp các chức năng, tiện ích cho người quản trị hệ thống, vận hành, giám sát hệ thống ví dụ như: tra cứu lịch sử truy cập hệ thống, lập lịch sao lưu dữ liệu, cảnh báo tình trạng phục vụ của hệ thống.
